Бизнес-процессы в Ленте

Бизнес-процессы — это набор действий, который автоматизирует рутинные задачи компании.

Запуск бизнес-процесса

Бизнес-процессы в Битрикс24 могут быть запущены автоматически, но также их можно запустить вручную.

Бизнес-процессы могут быть настроены в:

Процессы в Ленте.
Элементы CRM.
Диск.

Запуск в Ленте

В Битрикс24 вы можете запускать бизнес-процессы из Ленты. Для этого кликните Ещё > Процессы.

Выберите нужный бизнес-процесс. Например, заявление на командировку:

Заполните все необходимые поля и нажмите кнопку отправить. После этого процесс будет запущен.

Запуск бизнес-процесса в карточке CRM

Откройте карточку CRM и нажмите кнопку Бизнес-процессы.

Откроется список процессов, которые доступны для этого элемента CRM. В списке находится основная информация о бизнес-процессах: название и описание, количество запущенных процессов и дата запуска последнего.

Название. По названию можно найти нужный процесс в списке. Чтобы посмотреть описание процесса , нажмите на знак вопроса. Среднее время ожидания покажет, как быстро выполняется этот процесс в компании.

Запуск процесса. Можно запустить нужный процесс из списка.

Процессы в работе. Вы можете оценить нагрузку на исполнителей и время выполнения бизнес-процессов. Для этого нажмите на число рядом с нужным шаблоном. Вы увидите, кто запустил и выполняет процесс, сколько времени заняло выполнение. В списке отображаются последние 20 процессов.

Активность. Отображается время последнего запущенного бизнес-процесса по этому шаблону.

Чтобы часто используемые процессы были в начале списка, закрепите их.

Нажмите Запустить процесс напротив нужного шаблона. Откроется страница с рекомендациями, которые помогут правильно заполнить поля и покажут среднее время выполнения процесса. Вы сможете оценить, сколько времени нужно на согласование предложения или договора, чтобы вовремя запустить бизнес-процесс. Заполните поля процесса и нажмите Запустить.

Запуск на Диске

Бизнес-процессы есть на общем диске компании и на дисках групп.

По умолчанию включить бизнес-процессы на общем диске может только сотрудник с правами администратора, на диске групп — администратор и владелец группы.

После того, как бизнес-процессы будут включены и настроены, запустить их можно следующим образом:

Выбрать необходимый файл.

Вызвать доступные действия с файлом.

Нажать на пункт Бизнес-процессы.

Выбрать и на необходимый бизнес-процесс.

Как выполнить задание бизнес-процесса

Внутри бизнес-процессов могут быть настроены задания для определенных сотрудников (например, согласование), от выполнения которого зависит следующие действия процесса.

Задания попадают в раздел Автоматизация → Бизнес-процессы.

Интерфейс раздела Автоматизация → Бизнес-процессы.

В списке находится ключевая информация о бизнес-процессах: дата последней активности, сотрудники, которые утверждают процесс, статус и время выполнения.

Активность. Дата и время последних изменений в бизнес-процессе. В поле Активность есть два вида счетчиков:

красный — выполнить задание,
зеленый — прочитать комментарий в карточке процесса.

Например, сотрудник запустил бизнес-процесс Счет на оплату и оставил комментарий. Ответственный увидит оба счетчика: красный и зеленый.

Счетчик раздела Бизнес-процессы показывает общее количество красных и зеленых счетчиков.

Участники. В колонке показаны участники процесса и общее время, которое они потратили.

Время выполнения каждого этапа округляется по математическим правилам, а в длительности может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. Рассмотрим примеры:

Процесс длился 11 минут 15 секунд — в колонке будет указано 11 минут.
Процесс длился 57 секунд — это одна единица времени и округление не требуется, поэтому в колонке будет указано 57 секунд.

Статус. В колонке находятся кнопки для выполнения процесса. Если процесс уже отклонен, отложен или завершен, будет показан его статус. Если у процесса настроен результат, то вы увидите и его.

Время. Общее время выполнения процесса и протокол.

В колонке может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. В значении Итог время округляется только в большую сторону. Например, процесс длился один час и одну минуту — в колонке будет указано два часа.

В протоколе фиксируются все действия, участники процесса и эффективность процесса. Есть несколько оценок эффективности:

Статистика отсутствует — среднее время выполнения процесса неизвестно, так как не завершен ни один подобный бизнес-процесс.
Все отлично — было затрачено меньше среднего времени, чем обычно занимают процессы этого вида.
Требует внимания — время выполнения совпадает со средним значением или на три дня больше.
Слишком медленно — время выполнения на четыре дня больше среднего.

Интерфейс задания бизнес-процесса

Задания — это действия, которые выполняют в бизнес-процессе. Они могут быть последовательными и параллельными.

Типы заданий и их запуск

Последовательные задания. Их можно выполнять прямо из карточки процесса. Откройте карточку и изучите задание. Когда вы его выполните, откроется следующее.

Параллельные задания. Их можно выполнять из карточки процесса или Протокола. Если хотите начать с определенного задания, откройте Протокол, выберите нужное и нажмите Приступить. Если последовательность не важна, используйте карточку бизнес-процесса, как и для последовательных заданий.

Разделы задания

Задание. Выберите значение команды, которое определит дальнейший сценарий работы бизнес-процесса.

В карточке задания можно оставить комментарий к процессу. Также система может запросить заполнить поле «Комментарий» в случае отклонения.

Протокол. В протоколе отображаются данные процесса:

все выполненные действия,
участники,
эффективность, которая рассчитывается на основе среднего времени выполнения.

Элемент. Вы можете быстро перейти к элементу, в котором запустили процесс, например в карточку CRM. В таймлайне карточки отображается информация о выполнении команды.

Сотрудники, указанные в очереди утверждающих, одобрят или отклонят ваш запрос.

После этого вы получите уведомление, информирующее вас о результате процесса.