Бизнес-процессы

О чем инструкция

Бизнес-процессы Битрикс24 ~~— э~~помогают~~о набор действий, который~~ автоматизируеовать рутинные задачи. кСамый понятный и простой примпер - согласованиие документа.

Ответственному

Бсотруднику вместо посещения всех руководителей для получения подписи достаточно будет запустить бизнес-процессы в Битрикс24. Система сама отправит на согласование документ по всем руководителям, а после сообщит о завершении согласования. И это только один пример. На Вашем портале могут быть настроены в:

разные

Пбизнес-процессы, участниками которых можете являться и Вы :)

В этой инструкции мы расскажем о том:
1. Где и как запустить бизнес-процессов в Леручнтеую.
2. ЭГде отслемживание статуса запущентыного ~~CRM.~~бизнес-процесса.
3. ДКак выполнить задание бизнеск-процесса.
Запуск бизнес-процесса

Бизнес-процессы в Битрикс24 могут запускаться автоматически, а могут быть запущены вручную сотрудником. Если в случае с автоматическим запуском наше участие не требуется, то вот для ручного запуска нужно знат~~акж~~ь где их как это можно сделать.

Интерфейс бизнес-процесса

При запуске Бизнес-процесса будет открываться страница запуска. Давайте детальнее её рассмотрим.

Сверху система подсказывает, что Вы запускаете Бизнес-процесс :)

Далее идёт отображение разделов:
- Рекомендации - обязательный раздел, в котором будет доступно название процесса, его описание и среднее время выполнения.
- Запуск процесса - дополнительный раздел. В нём открывается форма с перечнем полей, которые необходимо заполнить для запуска процесса. Если для запуска процесса дополнительная информация не требуется, то раздела не будет.
- Статус процесса - здесь отобразится: успешно процесс запущен или нет.
Снизу будут доступны кнопки:
- Кнопка Назад вернёт к прошлому разделу, либо закроет окно запуска бизнес-процесса, если Вы находитесь в первом разделе.
- Кнопка Продолжить откроет следующий раздел, если он настроен.
- Кнопка Запустить взапустит бизнес-пр~~учную~~оцесс.
Расположение бизнес-процессов

Бизнес-процессы ~~— это набор действий, который автоматизирует рутинные задачи компании. Они~~ могут быть настроены:
в
1. В процессах в Ленте,.
2. В элементах сиCRM.
3. На дДиске.
~~В Битрикс24 они могут быть запущены~~ Давайтое разберём~~атиче~~ся к~~и, но т~~ак~~же их можно~~ запустикать Бизнес-процессы для каждого из указанного пунктов~~ручную~~.
Запуск в Ленте

В Битрикс24 вы можете запускать бизнес-процессы из Ленты. Для этого кликните Ещё > Процессы.

Выберите нужный ~~бизнес-~~процесс~~. Например,~~ ~~заявление на командировку~~:

Откроется страница с рекомендациями, которые помогут правильно заполнить поля и покажут среднее время выполнения процесса. Заполните поля процесса и нажмите ~~Запустить~~~~. После этого процесс будет запущен.~~

Для запуска бизнес-процесса из Ленты необходимо перейти в раздел Лента. Нажать кнопку Ещё. В выпадающем списке выбрать пункт Процессы. Нажав на данный пункт, Вам откроется список настроенных и доступных процессов.
~~Выберите необходимый~~ и нажмите на него.

После этого Вам откроется окно с кратким описанием процесса. Нажмите Продолжить. Уже здесь откроется список полей, которые необходимо заполнить для запуска бизнес-процесса.

~~Заполните все обязательные поля и нажмите кнопку Запустить.~~

~~Бизнес-процесс запущен. Перейдем к следующему пункту.~~

Запуск в карточке CRM

Откройте карточку CRM и нажмите кнопку Бизнес-процессы.

Откроется список процессов, которые доступны для этого элемента CRM. В списке находится основная информация о бизнес-процессах: название и описание, количество запущенных процессов и дата запуска последнего.

Название. По названию можно найти нужный процесс в списке. Чтобы посмотреть описание процесса , нажмите на знак вопроса. Среднее время ожидания покажет, как быстро выполняется этот процесс в компании.

Запуск процесса. Можно запустить нужный процесс из списка.

Процессы в работе. Вы можете оценить нагрузку на исполнителей и время выполнения бизнес-процессов. Для этого нажмите на число рядом с нужным шаблоном. Вы увидите, кто запустил и выполняет процесс, сколько времени заняло выполнение. В списке отображаются последние 20 процессов.

Активность. Отображается время последнего запущенного бизнес-процесса по этому шаблону.

Чтобы часто используемые процессы были в начале списка, закрепите их.

Нажмите Запустить процесс напротив нужного шаблона. Откроется страница с рекомендациями, которые помогут правильно заполнить поля и покажут среднее время выполнения процесса. Вы сможете оценить, сколько времени нужно на согласование предложения или договора, чтобы вовремя запустить бизнес-процесс. Заполните поля процесса и нажмите ~~Запустить~~.

Для запуска бизнес-процесса в элементе CRM необходимо открыть интересующую Вас карточку элемента и нажать кнопку бизнес-процессы.

Откроется список процессов, которые доступны для этого элемента CRM. В списке находится основная информация о бизнес-процессах.

Нажмите кнопку Запустить процесс напротив нужного шаблона. Откроется страница с рекомендациями, которые помогут правильно заполнить поля и покажут среднее время выполнения процесса. Заполните поля процесса и нажмите Запустить.

~~Бизнес-процесс запущен. Перейдем к следующему пункту.~~

Запуск на Диске

Бизнес-процессы доступны на общем диске компании и на дисках групп.

После того, как бизнес-процессы будут включены и настроены, запустить их можно следующим образом:
1. Выбрать необходимый файл.
2. Вызвать доступные действия с файлом.
3. Нажать на пункт Бизнес-процессы.
4. Выбрать и нажать на необходимый бизнес-процесс.
Как выполнить задание бизнес-процесса

Отследить все запущенный бизнес-процессы можно в разделе Автоматизация → Бизнес-процессы, либо в элементе, откуда процесс был запущен.

~~Как выполнить задание бизнес-процесса~~

Внутри бизнес-процессов могут быть настроены задания для определенных сотрудников (например, согласование), от выполнения которого зависит следующие действия процесса.

Задания попадают в раздел Автоматизация → Бизнес-процессы.

Интерфейс раздела Бизнес-процессы

В списке находится ключевая информация о бизнес-процессах: дата последней активности, сотрудники, которые утверждают процесс, статус и время выполнения.

Активность. Дата и время последних изменений в бизнес-процессе. В поле Активность есть два вида счетчиков:
- красный — выполнить задание,
- зеленый — прочитать комментарий в карточке процесса.
Например, сотрудник запустил бизнес-процесс Счет на оплату и оставил комментарий. Ответственный увидит оба счетчика: красный и зеленый.

Счетчик раздела Бизнес-процессы показывает общее количество красных и зеленых счетчиков.

Участники. В колонке показаны участники процесса и общее время, которое они потратили.

Время выполнения каждого этапа округляется по математическим правилам, а в длительности может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. Рассмотрим примеры:
- Процесс длился 11 минут 15 секунд — в колонке будет указано 11 минут.
- Процесс длился 57 секунд — это одна единица времени и округление не требуется, поэтому в колонке будет указано 57 секунд.
Статус. В колонке находятся кнопки для выполнения процесса. Если процесс уже отклонен, отложен или завершен, будет показан его статус. Если у процесса настроен результат, то вы увидите и его.

Время. Общее время выполнения процесса и протокол.

В колонке может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. В значении Итог время округляется только в большую сторону. Например, процесс длился один час и одну минуту — в колонке будет указано два часа.

В протоколе фиксируются все действия, участники процесса и эффективность процесса. Есть несколько оценок эффективности:
- Статистика отсутствует — среднее время выполнения процесса неизвестно, так как не завершен ни один подобный бизнес-процесс.
- Все отлично — было затрачено меньше среднего времени, чем обычно занимают процессы этого вида.
- Требует внимания — время выполнения совпадает со средним значением или на три дня больше.
- Слишком медленно — время выполнения на четыре дня больше среднего.
6.

Для того, чтобы отследить статус выполнения бизнес-процесса или же выполнить задание, необходимо перейти в раздел Автоматизация пункт Бизнес-процессы.

В списке находится ключевая информация о бизнес-процессах: дата последней активности, сотрудники, которые утверждают процесс, статус и время выполнения.

Столбец Активность отображает дату и время последних изменений в бизнес-процессе. Здесь же есть два вида счетчиков:

красный — выполнить задание,
зеленый — прочитать комментарий в карточке процесса.

Счетчик раздела Бизнес-процессы показывает общее количество красных и зеленых счетчиков.

.- В колонке Участники показаны участники процесса и общее время, которое они потратили.

.- В колонке Статус находятся кнопки для выполнения процесса. Если процесс уже отклонен, отложен или завершен, будет показан его статус. Если у процесса настроен результат, то вы увидите и его.

.- В колонке Время будет указано общее время выполнения процесса и протокол. В протоколе фиксируются все действия, участники процесса и эффективность процесса.

Интерфейс задания бизнес-процесса

Задания — это действия, которые выполняют в бизнес-процессе. Они могут быть последовательными и параллельными.

Типы заданий и их запуск

Последовательные задания. Их можно выполнять прямо из карточки процесса. Откройте карточку и изучите задание. Когда вы его выполните, откроется следующее.

Параллельные задания. Их можно выполнять из карточки процесса или Протокола. Если хотите начать с определенного задания, откройте Протокол, выберите нужное и нажмите Приступить. Если последовательность не важна, используйте карточку бизнес-процесса, как и для последовательных заданий.

Разделы задания

Задание. Выберите значение команды, которое определит дальнейший сценарий работы бизнес-процесса.

В карточке задания можно оставить комментарий к процессу. Также система может запросить заполнить поле «Комментарий» в случае отклонения.

Протокол. В протоколе отображаются данные процесса:
- все выполненные действия,
- участники,
- эффективность, которая рассчитывается на основе среднего времени выполнения.
Элемент. Вы можете быстро перейти к элементу, в котором запустили процесс, например в карточку CRM. В таймлайне карточки отображается информация о выполнении команды.

7.

Задания — это действия, которые выполняют в бизнес-процессе.

Окно задания содержит несколько вкладок: Задание, Протокол, Элемент.

Во вкладке задание будет отображено название задания, Тип процесса, описание задания, а также поля для заполнения. Например, система может запросить заполнить поле Комментарий в случае отрицательного ответа.
В случае согласования документа снизу будут доступны соответствующие кнопки. Нажав на одну из них, Вы завершите задание и бизнес-процесс двинется дальше.

.-.-В протоколе отображаются данные процесса:

все выполненные действия,
участники,
эффективность, которая рассчитывается на основе среднего времени выполнения.

.-.-Вы можете быстро перейти к элементу, в котором запустили процесс, например в карточку CRM. В таймлайне карточки отображается информация о выполнении команды.