Бизнес-процессы

О чем инструкция

Бизнес-процессы Битрикс24 помогают автоматизировать рутинные задачи. Самый понятный и простой пример - согласование документа. Ответственному сотруднику вместо посещения всех руководителей для получения подписи достаточно будет запустить бизнес-процесс в Битрикс24. Система сама отправит на согласование документ по всем руководителям, а после сообщит о завершении согласования. И это только один пример. На Вашем портале могут быть настроены разные бизнес-процессы, участником которых можете являться и Вы :)

В этой инструкции мы расскажем о том:

Где и как запустить бизнес-процессов вручную.
Где отслеживать статус запущенного бизнес-процесса.
Как выполнить задание бизнес-процесса.

Запуск бизнес-процесса

Бизнес-процессы Битрикс24 могут запускаться автоматически, а могут быть запущены вручную сотрудником. Если в случае с автоматическим запуском наше участие не требуется, то вот для ручного запуска нужно знать где и как это можно сделать.

Интерфейс бизнес-процесса

При запуске Бизнес-процесса будет открываться страница запуска. Давайте детальнее её рассмотрим.

Сверху система подсказывает, что Вы запускаете Бизнес-процесс :)

Далее идёт отображение разделов:

Рекомендации - обязательный раздел, в котором будет доступно название процесса, его описание и среднее время выполнения.
Запуск процесса - дополнительный раздел. В нём открывается форма с перечнем полей, которые необходимо заполнить для запуска процесса. Если для запуска процесса дополнительная информация не требуется, то раздела не будет.
Статус процесса - здесь отобразится: успешно процесс запущен или нет.

Снизу будут доступны кнопки:

Кнопка Назад вернёт к прошлому разделу, либо закроет окно запуска бизнес-процесса, если Вы находитесь в первом разделе.
Кнопка Продолжить откроет следующий раздел, если он настроен.
Кнопка Запустить запустит бизнес-процесс.

Расположение бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут быть настроены:

В процессах в Ленте.
В элементах CRM.
На Диске.

Давайте разберёмся как запускать Бизнес-процессы для каждого из указанного пунктов.

Запуск в Ленте

В Битрикс24 вы можете запускать бизнес-процессы из Ленты. Для этого кликните Ещё > Процессы.

Выберите нужный процесс и нажмите на него.

Запуск в карточке CRM

Откройте карточку CRM и нажмите кнопку Бизнес-процессы.

Откроется список процессов, которые доступны для этого элемента CRM. В списке находится основная информация о бизнес-процессах: название и описание, количество запущенных процессов и дата запуска последнего.

Название. По названию можно найти нужный процесс в списке. Чтобы посмотреть описание процесса , нажмите на знак вопроса. Среднее время ожидания покажет, как быстро выполняется этот процесс в компании.

Запуск процесса. Можно запустить нужный процесс из списка.

Процессы в работе. Вы можете оценить нагрузку на исполнителей и время выполнения бизнес-процессов. Для этого нажмите на число рядом с нужным шаблоном. Вы увидите, кто запустил и выполняет процесс, сколько времени заняло выполнение. В списке отображаются последние 20 процессов.

Активность. Отображается время последнего запущенного бизнес-процесса по этому шаблону.

Чтобы часто используемые процессы были в начале списка, закрепите их.

Нажмите Запустить процесс напротив нужного шаблона.

Запуск на Диске

Бизнес-процессы доступны на общем диске компании и на дисках групп.

После того, как бизнес-процессы будут включены и настроены, запустить их можно следующим образом:

Выбрать необходимый файл.
Вызвать доступные действия с файлом.
Нажать на пункт Бизнес-процессы.
Выбрать и нажать на необходимый бизнес-процесс.

Раздел Бизнес-процессы

Для работы с бизнес-процессами в Битрикс24 перейдём в раздел Автоматизация, вкладка Бизнес-процессы.

Интерфейс раздела Бизнес-процессы

В списке находится ключевая информация о бизнес-процессах: дата последней активности, сотрудники, которые утверждают процесс, статус и время выполнения.

Активность. Дата и время последних изменений в бизнес-процессе. В поле Активность есть два вида счетчиков:

красный — выполнить задание,
зеленый — прочитать комментарий в карточке процесса.

Например, сотрудник запустил бизнес-процесс Счет на оплату и оставил комментарий. Ответственный увидит оба счетчика: красный и зеленый.

Счетчик раздела Бизнес-процессы показывает общее количество красных и зеленых счетчиков.

Участники. В колонке показаны участники процесса и общее время, которое они потратили.

Время выполнения каждого этапа округляется по математическим правилам, а в длительности может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц.

Статус. В колонке находятся кнопки для выполнения процесса. Если процесс уже отклонен, отложен или завершен, будет показан его статус. Если у процесса настроен результат, то вы увидите и его.

Время. Общее время выполнения процесса и протокол.

В колонке может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. В значении Итог время округляется только в большую сторону.

В протоколе фиксируются все действия, участники процесса и эффективность процесса. Есть несколько оценок эффективности:

Статистика отсутствует — среднее время выполнения процесса неизвестно, так как не завершен ни один подобный бизнес-процесс.
Все отлично — было затрачено меньше среднего времени, чем обычно занимают процессы этого вида.
Требует внимания — время выполнения совпадает со средним значением или на три дня больше.
Слишком медленно — время выполнения на четыре дня больше среднего.

Для того, чтобы отследить статус выполнения бизнес-процесса или же выполнить задание, необходимо перейти в раздел Автоматизация пункт Бизнес-процессы.

Столбец Активность отображает дату и время последних изменений в бизнес-процессе. Здесь же есть два вида счетчиков:

красный — выполнить задание,
зеленый — прочитать комментарий в карточке процесса.

Счетчик раздела Бизнес-процессы показывает общее количество красных и зеленых счетчиков.

.- В колонке Участники показаны участники процесса и общее время, которое они потратили.

.- В колонке Статус находятся кнопки для выполнения процесса. Если процесс уже отклонен, отложен или завершен, будет показан его статус. Если у процесса настроен результат, то вы увидите и его.

.- В колонке Время будет указано общее время выполнения процесса и протокол. В протоколе фиксируются все действия, участники процесса и эффективность процесса.

Интерфейс задания бизнес-процесса

Внутри бизнес-процессов могут быть настроены задания для определенных сотрудников (например, согласование), от выполнения которого зависит следующие действия процесса. Они могут быть последовательными и параллельными.

Типы заданий и их запуск

Последовательные задания. Их можно выполнять прямо из карточки процесса. Откройте карточку и изучите задание. Когда вы его выполните, откроется следующее.

Параллельные задания. Их можно выполнять из карточки процесса или Протокола. Если хотите начать с определенного задания, откройте Протокол, выберите нужное и нажмите Приступить. Если последовательность не важна, используйте карточку бизнес-процесса, как и для последовательных заданий.

Разделы задания

Задание. Выберите значение команды, которое определит дальнейший сценарий работы бизнес-процесса.

В карточке задания можно оставить комментарий к процессу. Также система может запросить заполнить поле «Комментарий» в случае отклонения.

Протокол. В протоколе отображаются данные процесса:

все выполненные действия,
участники,
эффективность, которая рассчитывается на основе среднего времени выполнения.

Элемент. Вы можете быстро перейти к элементу, в котором запустили процесс, например в карточку CRM. В таймлайне карточки отображается информация о выполнении команды.

Задания — это действия, которые выполняют в бизнес-процессе.

Окно задания содержит несколько вкладок: Задание, Протокол, Элемент.

Во вкладке задание будет отображено название задания, Тип процесса, описание задания, а также поля для заполнения. Например, система может запросить заполнить поле Комментарий в случае отрицательного ответа.
В случае согласования документа снизу будут доступны соответствующие кнопки. Нажав на одну из них, Вы завершите задание и бизнес-процесс двинется дальше.

.-.-В протоколе отображаются данные процесса:

все выполненные действия,
участники,
эффективность, которая рассчитывается на основе среднего времени выполнения.

.-.-Вы можете быстро перейти к элементу, в котором запустили процесс, например в карточку CRM. В таймлайне карточки отображается информация о выполнении команды.