Календарь Битрикс24
Общая информация
Типы календарей
В Битрикс24 есть два основных типа календарей - Мой календарь и Календарь компании.
В разделе Мой календарь вы можете составлять удобное расписание, планировать встречи с коллегами и следить за сроками задач в одном окне.
Обратите внимание, при открытии раздела Мой календарь всегда выбирается тот календарь, который выбран в качестве календаря для приглашений в настройках.
Для планирования событий, относящихся ко всей компании, используйте Календарь компании. Добавлять события в этот календарь может каждый сотрудник.
При открытии раздела Календарь компании не учитывается, в каком календаре было создано прошлое событие. По умолчанию открывается системный календарь компании.
Коротко об инструменте «Занятость переговорных»
Воспользуйтесь разделом Календаря Занятость переговорных, если в вашем офисе есть конференц-залы, переговорные комнаты, студии и так далее. Вы можете забронировать для вашего события нужную вам переговорную, чтобы встречи с коллегами и партнерами проходили максимально комфортно.
Календарь Битрикс24 позволит вам вести совместную работу с коллегами и планировать встречи с учетом занятости других сотрудников. А чтобы ваши личные события не оставались в стороне, вы можете настроить синхронизацию вашего календаря с нужными вам сервисами - Google, Microsoft, iCloud и так далее.
Каждому из разделов Календаря вы можете задать свои персональные настройки. В них вы определяете какие события и задачи будут отражены в календаре, а также можете установить его основные параметры.
Мой календарь
Контролируйте свой рабочий день/неделю/месяц с помощью календаря Битрикс24. Все события, которые вы создали и куда были приглашены, будут отражаться в одном месте.
Мой календарь поможет вам планировать личные мероприятия и совместные встречи с коллегами.
Данный календарь отличается от Календаря компании тем, что вы сможете управлять только своим расписанием и не запутаетесь среди общих событий вашей компании.
Перейдите в раздел Календарь главного меню и кликните Мой календарь. Добавляйте события и приглашайте своих коллег для совместной работы или неформальных встреч. Вы сможете указать название события, время и место его проведения, а также настроить напоминания и повторяемость.
Для просмотра предстоящих и прошедших событий в календаре установите удобную для вас раскладку: по дням, по неделям или по месяцам. В режиме Расписание будет отражаться только список всех ваших предстоящих событий на каждый день. Таким образом, вы увидите не весь календарь, а только события.
Кнопка Приглашения будет отражать счетчик с количеством событий, где вы были приглашены, но еще не приняли решение для участия. Все входящие приглашения также будут выделены в сетке календаря.
Создание нового календаря
Создание нескольких календарей упрощает работу с большим количеством событий. Например, вы можете разделить ваши корпоративные и личные мероприятия, чтобы ничего не упустить.
Кликните по кнопке Календари в правом верхнем углу.
Нажмите кнопку Добавить и настройте новый календарь.
Укажите его название и цвет для событий, а также настройте права доступа к календарю для других пользователей. Ваши коллеги будут иметь доступ только к событиям или календарю целиком, в зависимости от указанных прав.
Настройки календаря
В настройках календаря вы определяете те события и задачи, которые будут отображаться в нем, а также устанавливаете его основные параметры.
Чтобы перейти к настройкам, кликните по шестеренке в правом верхнем углу.
Персональные настройки календаря
- Укажите ваш Часовой пояс, чтобы не ошибиться со временем назначенных событий. Если у вас есть международные партнеры или широкая сеть удаленных сотрудников, обратите на это особое внимание.
- Календарь для приглашений – в какой из календарей добавлять события, в которых вас пригласят принять участие коллеги.
- Календарь CRM – в какой календарь заносить ваши звонки и встречи.
- Показывать события, в которых вы отказались принять участие – в календаре будут фиксироваться все события, даже если вы отказались в них участвовать. Вдруг передумаете - сможете найти нужное событие и изменить свое решение.
- Отображать задачи и Отображать завершенные задачи – отключите эти опции, если не хотите работать с задачами через календарь.
- Синхронизировать календарь задач – позволяет синхронизировать задачи как события календаря с другими устройствами, например, с macOS и мобильными телефонами.
- Запрещать приглашать в события, если время занято – ваши коллеги не смогут отправить вам приглашение, если вы уже запланировали что-то на это время. Несколько событий не смогут наложиться друг на друга по времени.
- Показывать номера недель – каждой неделе присваивается порядковый номер в году. Это очень важно для государственных и образовательных структур, и уже активно используется при долгосрочном планировании во многих сферах бизнеса.
- E-mail для отправки почтовых приглашений – приглашайте партнеров и клиентов на встречи по указанной электронной почте.
Права доступа к календарю
Иногда возникает необходимость создать закрытый календарь отдела или просто ограничить просмотр личных событий.
В Битрикс24 вы можете создать гибкую систему прав доступа к календарям. Определите доступ к типам календарей или конкретным календарям и будьте уверены, что сотрудники видят только нужные им данные.
Доступ к конкретному календарю
Вы также можете настроить доступ для каждого календаря в отдельности.
Для этого перейдите в список календарей.
Выберите нужный календарь и нажмите кнопку Редактировать
Откроется окно редактирования календаря, в котором можно изменить его название, цвет иконки и права доступа.
По умолчанию, владелец имеет полный доступ к личному календарю, а остальные пользователи могут лишь просматривать доступность сотрудника.
Если необходимо добавить дополнительное право доступа – нажмите кнопку Добавить, выберите одного или нескольких сотрудников, а затем определите какие операции будут им доступны.
Типы доступов к календарю
:
- Доступ закрыт – нет доступа к календарю;
- Просмотр доступности – можно видеть наличие события, но не его название;
- Просмотр доступности и названий – можно посмотреть названия событий календаря;
- Просмотр – можно видеть события, но нельзя их редактировать;
- Редактирование событий и календарей – можно не только просматривать, но и редактировать события и календари;
- Полный доступ – все вышеперечисленные права.
На этом настройка прав для отдельного календаря завершена. :)
Кавок доступа на тип календаря «сильнее», чем прбаво доступа к отдельному календарю. Если запретить доступ, например, к типу личных калбендарей – то настройки для отдельного календаря уже не имеют значения.
Доступ к типам календаря
В системе существует два типа календарей – общий календарь компании и личные календари сотрудников. Администратор портала может отдельно настроить права доступа для каждого из типов.
Для этого пПерейдите в раздел Календарьи.
Откройте стписок раядом с кницу Мопкой кДобалендарвить. Вы можете добавилить Ккалендарь компании, коллег, либо календажмрь целой рабочей группы. Просто выберите знужный для вачс тип в списке и присвок шесйтерё ему отдельнкиый цвет.
ПЕсли вы доябавили календарь, но не видите описания событий для него, а только «Занят», то попросите его владельца настроек,ить для в нижней части которого расположен пункт Права доступа. Права должны быть не ниже Просмотр доступности и названий.
Синхронизация календарей в Битрикс24
Для настройки синхронизации календарей Битрикс24 с иными сервисами Вы можете:
- Воспользоваться
- Написать в техническую поддержку Plexrise. Мы обязательно поможем Вам с настройками!
Как создать событие в календаре
НВ Календаре Битрикс24 вы можете создавать события компании с любым количеством участников.
Есть 2 способа создать событие: через быструю и полную формы.
Быстрая форма создания событий
Кликните по нужному дню в календаре, чтобы создать событие через быструю форму.
Укажите название события, время и место его проведения. Также вы можете добавить к событию неограниченное количество напоминаний.
Обязательно укажите участников события. При выборе сотрудников появится Планировщик. На нем отображается занятость ваших коллег. Вы можете выбрать время, когда все участники будут свободны.
Полная форма создания событий
Чтобы произвести более точные настройки, воспользуйтесь полной формой.
К ней можно перейти из быстрой формы или нажав Добавить в верхнем меню.
В отличие от краткой формы, в полной форме можно регулировать часовые пояса, если это необходимо.
Включите опцию Оповещать о подтверждении/отказе участников, если хотите, чтобы вам приходили уведомления о решении ваших коллег.
Чтобы создать регулярное событие, задайте Повторяемость. Все будущие события будут создаваться автоматически.
Для того, чтобы настроить повторяемость событий только по рабочим дням, выберите пункт Каждую неделю и отметьте дни, когда необходимо напомнить о событии.
Дополнительные настройки событий
Кликните по вкладке Дополнительно для редактирования других настроек.
Добавьте подробное описание и выберите для события свой цвет для отображения в календаре.
Статус занятости определит доступность сотрудника и будет ли указанное время события занято в календаре:
- Занят – сотрудник занят, указанное время события в календаре так же занято.
- Под вопросом – также занимает время в календаре, но означает что пользователь возможно будет свободен.
- Свободен – сотрудник свободен, указанное время события в календаре так же свободно.
- Отсутствую – сотрудник отсутствует на месте, указанное время события будет занесен в график отсутствий.
Вы можете закреплять за событиями элементы CRM. Например, если нужно провести обсуждение особо крупной сделки и иметь быстрый доступ к информации.
При редактировании уже созданного события вы можете включить опцию Запросить повторное подтверждение участия. Если вы измените событие, то всем участникам придет уведомление об изменении и им нужно будет еще раз подтвердить свое решение.
И, наконец, выберите уровень доступа для выбранных пользователей.
Полный доступ к календарям
Если открыть полный доступ к календарю компании или личному календарю одному или нескольким сотрудникам, то они смрогут настраивать эти календари по шместеренке.
Теперь при нажатии на шестеренку Марьяна Колоскова будет иметь полный доступ к управлению календарем компании. Подобным образом можно проведостваить полный доступ и к личному календарю сотрудникая.
